Automatisering van het geneesmiddelbeheer in een ziekenhuisapotheek in Kampala:

In 2005 is Willem Rutten een project gestart in het St Francis Hospital in Kampala.
Dit project behelst het verbeteren van het management van de geneesmiddelvoorraad met
behulp van het softwareprogramma MSupply.
Het project is geadopteerd door Farmacie Mondiaal, dat in de zomer van 2008 opnieuw de
uitzending verzorgd heeft van twee farmaciestudentes; Lisanne Krens en Eline Muilwijk hebben
ter plekke gewerkt aan de verdere implementatie van MSupply.

In januari is ziekenhuisapotheker Miriam Koopmann onder de vlag van Farmacie Mondiaal
voor vier weken afgereisd naar Kampala om dit project verder uit te bouwen. Zij schrijft over
dit bezoek het volgende:
“Bij aankomst in de ziekenhuisapotheek bleek het voorraadbeheer ontregeld, voornamelijk door
grote voorraden ingeslagen infusievloeistoffen. Dit was gedaan omdat ze een keer ‘out-of-stock’
waren geweest en ze besloten hadden om beter te veel dan te weinig op voorraad te hebben.
Dat dit betekende dat je over de dozen moest springen in het magazijn, werd voor lief genomen.
Na een opruimsessie in dit magazijn en het bestellen van extra kastruimte zag het er al een stuk beter uit.

Het bleek dat de instructies die Lisanne en Eline in de zomer van 2008 gegeven hadden over MSupply,
door de apothekersassistenten in de apotheek goed opgepakt waren. Dit zorgde ervoor dat voor wat
betreft het artikelbeheer de puntjes op de ‘i’ gezet konden worden.

Sinds anderhalf jaar worden nu consistent de inkoop en verkoop van de geneesmiddelen
(en medische hulpmiddelen) vanuit het magazijn ingevoerd in MSupply.
Dit betekent dat er nu mogelijkheden zijn om managementinformatie te onttrekken aan MSupply.
In deze vier weken is een managementrapportage geschreven en deze is besproken met de Ierse
apotheker (die daar samen met haar Engelse collega werkt) en de directeur van het ziekenhuis.
Daarnaast zijn de reeds opgestelde kwaliteitsdocumenten herzien en zijn nieuwe documenten geschreven,
waardoor de assistenten en de apothekers meer handvatten hebben om MSupply zo optimaal
mogelijk te gebruiken.
Deze documenten kunnen later ook gebruikt worden in andere ziekenhuisapotheken in Oeganda,
die aangegeven hebben interesse te hebben in het gebruik maken van MSupply voor het voorraadbeheer.
Een volgende stap in het project zal zijn het optimaliseren van het inbrengen van afgeleverde geneesmiddelen
op patiëntenniveau met bijbehorende prijzen in MSupply.
Samen met het uitbreiden van de polikliniek van het ziekenhuis en dus een toename van het aantal
patiënten zal dit een toename in de werkbelasting van de assistentes betekenen.
Aanschaf van een extra computer met licentie zal dan noodzakelijk zijn.”