Naam project: Implementatie mSupply Magbenteh Community Hospital Sierra Leone
Start project: 2011
Einde project: 2013
Contactpersonen: Eline Muilwijk & Lisanne Krens
Gesteld doel: Implementatie van een digitaal voorraadbeheersysteem (mSupply) in de apotheek van
Magbenteh Community Hospital in Sierra Leone in 2011 met ondersteuning van Farmacie Mondiaal.
Scholing van de apotheek medewerkers op farmacotherapeutisch gebied.

Projectplan in detail:

Doelstellingen
Implementatie van een digitaal voorraadbeheersysteem (mSupply) in de apotheek van Magbenteh
Community Hospital in Sierra Leone in 2011 met ondersteuning van Farmacie Mondiaal.
Scholing van de apotheekmedewerkers op farmacotherapeutisch gebied.

Magbenteh Community Hospital
Magbenteh Community Hospital is opgericht in 2004 in Makeni in de noordelijke provincie van
Sierra Leone door de Zwitserse fysiotherapeut Harald Pfeiffer met ondersteuning van de door hem
opgerichte SwissSierra Leone Development Foundation. Financieel vond en vindt er ondersteuning
plaats door de Nederlandse organisatie Lion Heart.
Het ziekenhuis heeft in totaal 200 bedden en richt zich voornamelijk op medische zorg voor vrouwen
en kinderen. Daarnaast heeft het een therapeutisch voedingscentrum. Er werken 2 buitenlandse
tropenartsen, 3 lokale artsen, verpleegkundigen, verloskundigen en een fysiotherapeut.
Er vinden per jaar tussen de 500 en 750 operaties plaats elke maand en per maand worden
83 patiënten opgenomen.
Het ziekenhuis heeft naast een polikliniek en andere opnameafdelingen onder meer een kraamafdeling,
een laboratorium, een röntgen- en echokamer, een apotheek, een fystioherapieruimte, twee
operatiekamers en een medisch voedingscentrum.

Huidige situatie apotheek
De apotheek heeft vijf mensen in dienst, waaronder een pharmacy technician en een aantal lokaal
opgeleide medewerkers. Op dit moment heeft de Nederlandse tropenarts Erdy Huizenga
de leiding over de apotheek.
De meeste geneesmiddelen worden besteld via IDA pharmacy in Nederland. Daarnaast wordt er ook
lokaal ingekocht wanneer er een betere prijs/kwaliteit verhouding is of wanneer er niet geïmporteerd
mag worden omdat er geen apotheker aanwezig is in de apotheek. De apotheek bestaat uit een
pharmacy store en een dispensary. De dispensary geeft geneesmiddelen uit aan zowel poliklinische
als opgenomen patiënten.
De voorraad wordt nu bijgehouden in een Excel sheet, die hier speciaal voor is gemaakt.
Deze is up to date, maar hieruit kunnen geen analyses gemaakt worden. Het ziekenhuis beschikt
over elektriciteit gedurende 2 uur per dag.

Middelen en Methodes
Randvoorwaarden voor de implementatie van mSupply zijn:

Een computer met minimale systeemeisen voor mSupply
IT-ondersteuning (als computer stuk is etc)
Medewerkers met minimale / basic computervaardigheden
Een backup mogelijkheid
Een internetaansluiting
Gemotiveerde medewerkers en directie
Een printer

Wij denken dat aan deze randvoorwaarden kan voldaan worden.

Implementatie

• • • accounts aanmaken voor personeel
    • basisuitleg mSupply mbv reedsbestaande SOPs
    • aanmaken van nieuwe artikelen
    • aanmaken van nieuwe suppliers
    • voorraadmutaties
    • stock invoeren in mSupply op basis van gegevens uit de bestaande Excel sheet
    • training mbv reedsbestaande / nieuwe SOPs
    • aanmaken van nieuwe afnemers (wards/patienten)
    • inboeken van binnengekomen bestellingen
    • afboeken op afnemer

Personele inzet:
Apotheek: minimaal twee medewerkers met bij voorkeur enige computerskills maar belangrijker, motivatie.
Afhankelijk van de situatie is het mogelijk om meerdere mensen te trainen. Training van minimaal twee
personen is o.i. belangrijk om continuïteit te kunnen waarborgen.
Farmacie Mondiaal: om de situatie correct te kunnen inschatten, te kunnen brainstormen, elkaar te
kunnen ondersteunen en binnen korte tijd bovenstaande te realiseren lijkt het ons goed om met twee
personen naar Sierra Leone te gaan.

Tijdsplanning:
Implementatiefase: 4 weken

Scholing:
Ter plaatse zal gekeken worden of er behoefte bestaat aan scholing op het gebied van
farmacotherapie of andere gebieden. Farmacie Mondiaal heeft een scholingsprogramma gemaakt
in het Frans welke gebruikt is in Ghana. Deze zal worden omgeschreven naar het Engels, zodat
het ook gebruikt kan worden in Sierra Leone. In de eerste week zal gekeken worden in hoeverre
deze training gebruikt kan worden, waarna in de daaropvolgende weken eventueel al scholing kan
worden gegeven.

Evaluatie:
Aan het eind van deze (eerste) fase is het goed om te evalueren wat de implementatie van mSupply
heeft bijgedragen aan verbetering van de logistieke situatie. Daarbij moeten / kunnen een aantal
factoren worden meegenomen zoals: tijdsefficiëntie, doelmatigheid, mogelijkheden tot uitbreidingen
functionaliteit mSupply in de apotheek (bijv. registratie op patiëntnaam, medicatiebewaking, formularium).

Verder kan worden bekeken of er vraag is naar farmaceutisch inhoudelijke ondersteuning; maar
ook of mSupply een toegevoegde waarde kan hebben voor (ziekenhuis)apotheken in de omgeving.

Binnen afzienbare tijd na de eerste implementatiefase dient een evaluatie in situ plaats te vinden
op basis van de bevindingen aan het eind van de implementatiefase.

Mogelijke uitbreidingen van het project in de toekomst:

• • • • • • • registratie op patiënt naam en medicatiebegeleiding
            • formularium
            • management reports
            • scholing op inhoudelijk gebied

Verslag:
Afgelopen augustus 2011 zijn Eline Muilwijk en Lisanne Krens naar Sierra Leone gereisd
om in het Magbenteh community hospital in Makeni een nieuw project van Farmacie Mondiaal op te starten.

De ziekenhuisapotheek van het Magbenteh Community Hospital in Makeni wordt sinds
de oprichting van het ziekenhuis in 2006 voornamelijk geleid door Nederlandse tropenartsen.
Er is geen (lokale) apotheker aanwezig; de lokale pharmacy technician regelt samen met drie
apotheekmedewerkers (lokaal opgeleid) de dagelijkse uitgifte van geneesmiddelen aan afdelingen,
klinische en poliklinische patiënten.

Een eerste stap om de farmaceutische zorg in Magbenteh Hospital te verbeteren is de implementatie
van het apotheekinformatieprogramma mSupply, dat eerder door Farmacie Mondiaal is geïmplementeerd
in de ziekenhuisapotheek van het St. Francis Hospital in Kampala, Uganda.
Dit programma is uitermate geschikt voor apotheken in ontwikkelingslanden en bevat onder andere een geneesmiddelvoorraadbeheermodule en een medicatiebewakingsmodule.

Tijdens ons verblijf in Magbenteh hebben we de apotheekmedewerkers getraind in het gebruik van
computers en mSupply. Hierbij is in de eerste fase vooral nadruk gelegd op de logistieke processen in
de apotheek. Dit verliep voorspoedig en binnen drie weken is het programma in gebruik genomen.
Gedurende deze periode hebben we ter plekke nog ondersteuning kunnen bieden in geval van problemen.
De apotheekmedewerkers en aanwezige artsen waren zeer tevreden met (de mogelijkheden van) het programma.

Naast ondersteuning en verbetering van logistieke stromen van geneesmiddelen is er in het
Magbenteh Hospital ook veel ruimte voor de verbetering van farmaceutische patiëntenzorg (zoals bevordering
van therapietrouw) en kennis van geneesmiddelen en aandoeningen bij de verpleging en apotheekmedewerkers.
Op dit gebied zijn eerste –kleine- stappen gezet tijdens onze aanwezigheid. Zo hebben we een referaat
over farmacodynamiek en farmacokinetiek verzorgd voor de artsen en physician assistents.

De eerste fase lijkt succesvol te zijn uitgerold; om echter ook de dispensary en eventueel het medische
hulpmiddelen magazijn over te kunnen zetten op mSupply is het noodzakelijk dat de stroomvoorziening
in deze gebouwen verbeterd: momenteel is er gemiddeld 2 uur elektriciteit per dag. De verpleegafdelingen
zijn echter aangesloten op aanwezige zonnepanelen. Met de general manager van het ziekenhuis is
besproken dat naast de stroomvoorziening ook de aanwezigheid van computers en een netwerk van belang
is voor succesvolle uitbreiding en verdere implementatie van mSupply. Deze staat zeer positief ten opzichte
van het project en wil graag de volledige functionaliteit van mSupply, inclusief medicatiebewaking en
elektronisch voorschrijven, gaan gebruiken in de toekomst en ziet het programma als een aanwinst voor het ziekenhuis.
2011, Eline Muilwijk & Lisanne Krens